CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL Gerencia de Infraestructura y Tecnologías Subgerencia de Tecnologías de Información y Comunicaciones Área Ingeniería de Sistemas Sistema Integrado de Ficha Familiar Manual de Usuario Versión 1.0.53 Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 2 Historial de Revisiones Fecha Versión Descripción Autor 23/03/10 1.0 Creación del Manual Comité de Usuarios 22/04/10 1.1 Revisión y afinamiento del Manual Comité de Usuarios 04/05/10 1.2 Revisión y ampliación del manual Comité de Usuarios 07/09/11 1.3 Actualización del documento Comité de Usuarios 09/09/11 1.4 Actualización del documento Comité de Usuarios 12/09/11 1.5 Actualización del documento Comité de Usuarios 14/09/11 1.6 Actualización del documento Comité de Usuarios 22/09/11 1.7 Actualización del documento Comité de Usuarios 23/09/11 1.8 Actualización del documento Comité de Usuarios 26/09/11 1.9 Actualización del documento Comité de Usuarios 04/02/12 2.0 Actualización del documento Comité de Usuarios 11/07/12 2.1 Actualización del documento Comité de Usuarios 12/09/12 2.2 Actualización del documento Comité de Usuarios 08/03/13 2.3 Actualización del documento Comité de Usuarios 15/03/13 2.4 Actualización del documento Comité de Usuarios 20/03/13 2.5 Actualización del documento Comité de Usuarios 13/02/14 2.6 Actualización del documento Comité de Usuarios 17/02/14 2.7 Actualización del documento Comité de Usuarios 19/02/14 2.8 Actualización del documento Comité de Usuarios 04/06/14 2.9 Actualización del documento Comité de Usuarios 04/07/14 3.0 Actualización del documento Comité de Usuarios Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 3 07/07/14 3.1 Actualización del documento Comité de Usuarios 09/07/14 3.2 Actualización del documento Comité de Usuarios 18/07/14 3.3 Actualización y Revisión General Comité de Usuarios Abril 2018 3.4 Revisión y actualización Líder Usuaria – Líder Técnico SIFF Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 4 CONTENIDO 1. INTRODUCCION ----------------------------------------------------------------------------------- 6 2. Para acceder al SIFF desde el escritorio: ------------------------------------------------ 7 3. Iniciar sesión de trabajo: ----------------------------------------------------------------------- 8 4. Conociendo la pantalla principal del siff ---------------------------------------------- 11 4.1 Barra de Herramientas Horizontal --------------------------------------------------- 12 4.2 Menú Principal. ----------------------------------------------------------------------------- 12 4.2.1 Ficha Familiar. ------------------------------------------------------------------------- 12 4.2.2 Programar. ------------------------------------------------------------------------------ 13 4.2.3 Reportes. -------------------------------------------------------------------------------- 13 4.2.4 Seguridad. ------------------------------------------------------------------------------ 13 4.3 Identificación del usuario en la sesión. -------------------------------------------- 14 4.4 Indicadores de mensajes. -------------------------------------------------------------- 14 5. Mensajes de error: ------------------------------------------------------------------------------ 14 5.1.1 Mensajes de información: -------------------------------------------------------- 15 5.1.2 Mensaje de advertencia: --------------------------------------------------------- 15 5.1.3 Ventana de Mensaje: -------------------------------------------------------------- 15 6. Descripción de Pantallas -------------------------------------------------------------------- 16 6.1 Ficha Familiar: GESTIONAR FICHA FAMILIAR. ------------------------------------ 16 6.1.1 Pestaña Datos Generales. -------------------------------------------------------- 16 6.1.2 Pestaña Ubicación: ----------------------------------------------------------------- 18 6.1.3 Buscar Fichas Familiares existentes en el sistema: ----------------------- 20 6.1.4 Pestaña Familia: ---------------------------------------------------------------------- 30 6.1.5 Pestaña Características de la vivienda ------------------------------------- 40 6.1.6 Pestaña Miembro de familia. ---------------------------------------------------- 58 6.1.7 Pestaña Ficha Individual ---------------------------------------------------------- 63 6.1.8 Pestaña Prioridad -------------------------------------------------------------------- 86 Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 5 6.1.9 Pestaña de Actividades ----------------------------------------------------------- 87 6.2 Inactivar Ficha Familiar ------------------------------------------------------------------ 92 6.3 Reactivar ficha familiar ------------------------------------------------------------------ 95 6.4 Inactivar Ubicación Vivienda --------------------------------------------------------- 97 6.5 Programar ----------------------------------------------------------------------------------- 101 6.5.1 Programar Recorrido. -------------------------------------------------------------- 102 6.5.2 Programar Visitas -------------------------------------------------------------------- 113 6.6 REPORTES ------------------------------------------------------------------------------------ 124 6.6.1 Reportes Operativos --------------------------------------------------------------- 124 6.6.2 Reportes de Bitácora -------------------------------------------------------------- 129 6.7 Seguridad ----------------------------------------------------------------------------------- 132 6.7.1 Cambiar contraseña -------------------------------------------------------------- 132 6.8 Funcionalidad del Perfil Actualizador SIFF. -------------------------------------- 134 6.8.1 Modificar Ubicación Geográfica --------------------------------------------- 135 6.8.2 Crear Reporte de Viviendas: --------------------------------------------------- 138 7. ANEXO 1 ------------------------------------------------------------------------------------------ 141 7.1 Agregar Miembro con cédula.------------------------------------------------------ 141 7.2 Agregar miembro sin cédula -------------------------------------------------------- 142 8. ANEXO 2 ------------------------------------------------------------------------------------------ 143 8.1 Flujogramas SIFF - MISE ------------------------------------------------------------------ 143 8.2 MISE: Modificar usuario. ---------------------------------------------------------------- 144 8.3 MISE: Modificar/Desbloquear cuenta -------------------------------------------- 144 8.4 MISE: Liberar usuario --------------------------------------------------------------------- 145 Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 6 1. INTRODUCCION El Sistema Integrado de Ficha Familiar, de aquí en adelante conocido como SIFF, forma parte de los sistemas que componen el Expediente Digital Único en Salud (EDUS). Mediante oficio de la Gerencia Médica GM-42211/GIT-411556-2010 del 20 de octubre del año 2010, se oficializó el Expediente Digital Único en Salud (EDUS), como el sistema de información institucional para la automatización en sistema de salud, según consta en el siguiente párrafo: “…el Expediente Digital Único en Salud (EDUS), es el conjunto de aplicaciones informáticas que automatizan los sistemas de salud de los tres niveles de atención según el modelo de servicios de salud con que opera la institución. Por lo tanto y a partir de la presente directriz, debe de hacerse uso de las aplicaciones en mención, acorde al plan de trabajo de la Dirección del Proyecto – EDUS, el cual ha sido avalado por la Gerencia Médica y Gerencia de Infraestructura Y Tecnologías.” Es en el SIFF donde los Asistentes Técnicos de Atención Primaria (ATAP), registran la información derivada de la Visita Domiciliar, datos de la vivienda como la ubicación geográfica y características de dicha vivienda, así como de la conformación familiar y la condición de salud de cada miembro, además de las actividades realizadas por el ATAP y la prioridad de atención de la familia. Además, esta herramienta permite al ATAP programar el recorrido y las visitas de las familias adscritas a su área de atención. A partir de la información registrada en el SIFF, se obtienen datos sociodemográficos de las viviendas y familias que conforman el sector de Salud, Área de Salud, Región y País, datos que son de gran interés en la toma de decisiones relacionadas a intervenciones en salud. Esta información se obtiene a través de los reportes operativos y de los cubos del SIFF. A través del Manual de Usuarios SIFF se pretende guiar al Personal Profesional de Enfermería y a los ATAP en el uso de la aplicación informática del SIFF. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 7 2. Para acceder al SIFF desde el escritorio: En la pantalla principal o escritorio de la computadora debe aparecer el navegador o ícono de Mozilla Firefox, haga doble clic para accesar. Importante mencionar que no se recomienda utilizar el navegador de Internet Explorer u otros porque de lo contrario aparecen informaciones incompletas de SIFF. Figura 1 Logo Mozilla En la barra de direcciones del navegador Mozilla Firefox, digite la dirección www.ccss.sa.cr/edus , esta dirección le llevará directamente a la página principal del Expediente Digital Única en Salud (EDUS). Figura 2 Página principal de EDUS. http://www.ccss.sa.cr/edus Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 8 Es la página principal de EDUS, donde presenta la opción de ingresar a SIFF ya sea en ambiente de capacitación o de Producción, dé doble clic en SIFF de Accesos Producción. 3. Iniciar sesión de trabajo: El control de autenticación e ingreso al Sistema SIFF se realiza en tres pasos, el primero donde se solicita el Usuario debe cerciorarse de que el botón mayúsculas no esté activado, si lo está un cintillo amarillo en la pantalla le indicará que lo desactive, ya que si ingresa su nombre de usuario con ese botón activado no será reconocido. Verá que, en la pantalla, aunque esté el botón mayúsculo inactivado, las letras siempre aparecerán en mayúscula debido a que así está configurado el sistema. Luego haga clic sobre el botón continuar: En el segundo paso se solicita la información del Establecimiento de Salud y la clave o contraseña que son informaciones requeridas (se muestran con asteriscos), elegir el botón que dice continuar para avanzar a la siguiente ventana. Figura 3 Pantalla de inicio de Sesión. Figura 4 Selección de establecimiento de salud. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 9 En el tercer paso se solicita indicar el perfil con el que desea utilizar el sistema, todo esto para poder tener acceso a las opciones que corresponden de acuerdo con su perfil o nivel de acceso, elegir el botón Ingresar. Nota: Consideraciones especiales 1. Cuando elije el establecimiento de salud, éste debe corresponder al de las fichas familiares que va a gestionar, si las fichas a las que desea ingresar corresponden a otro establecimiento, sólo podrá consultarlas. 2. Si ingresa erróneamente la clave de usuario más de 3 veces, su cuenta se bloqueará. En cuyo caso debe oprimir el ¿Olvidó su contraseña? Esto le permitirá recuperar su contraseña, para ingresar al SIFF. 3. El perfil de usuario define los alcances que tendrá su sesión de trabajo: Figura 5 Selección del botón Ingresar Figura 6 Olvido de contraseña. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 10 Figura 7 Perfiles de usuarios ➢ Atap: Permite al ATAP gestionar fichas familiares, así como el Inactivar- Reactivar Ficha Familiar e inactivar Ubicación y Vivienda. También puede actualizar datos de vivienda y familia ya existentes. Permite consultar fichas, pero sólo puede editar las fichas que pertenecen a la unidad en que está logueado. Además, puede programar recorrido y visitas y generar reportes según necesidad. ➢ Jefe Ficha Familiar: Con este perfil; se tiene el mismo alcance que con el perfil ATAP, la designación tiene fines de identificar el tipo de usuario. ➢ Perfil de solo Consulta: Al asignar este perfil, el usuario podrá accesar al sistema con el fin de consultar datos, pero no puede realizar ningún registro o modificación. Este perfil se asigna a quienes por normativa avalada por la Gerencia Médica necesitan hacer consultas en el Sistema Integrado de Ficha Familiar, con el objetivo de visualizar a la persona usuaria de los servicios Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 11 de salud, en su entorno comunal y familiar, datos que contribuyen a una valoración integral. Por ningún motivo la información contenida en la ficha familiar puede ser usada en perjuicio de la atención del paciente. ➢ Perfil para modificar Ubicación de Ficha familiar: Con este perfil, se puede cambiar la ubicación geográfica (provincia, cantón, distrito, barrio, manzana, lote y vivienda) de una Ficha Familiar, en caso de que por error involuntario se haya registrado dato incorrecto o en caso en que por reorganización de barrios, manzanas, lotes y viviendas cambia la numeración. Este perfil es de Administración de la Jefatura de cada Área de Salud, por lo que la asignación a otra persona es bajo la estricta supervisión de la jefatura inmediata. ➢ Perfil para administrar catálogos: Este perfil es de acceso limitado a la figura de Líder Usuario y Técnico del SIFF. El mismo permite editar/crear catálogos en el SIFF. Los perfiles son asignados por el Administrador General - Sistema o Locales, del Módulo Integrado de Seguridad (MISE), por lo que es responsabilidad de cada administrador el cumplir con lo estipulado en oficio GM-36987-2013. Asunto: Manual de Operativas de las labores de Administración / Gestión de Cuentas usuarios Sistema EDUS. La Jefatura de Enfermería en coordinación con el Administrador local de sistemas definido en la unidad como encargado de crear usuarios en el Módulo Integrado de Seguridad (MISE), al asignar un perfil en MISE para SIFF; debe completar la información del formulario: “Solicitud de creación de usuarios y asignación de Perfiles en SIFF”, y serán los responsables de definir los alcances de uso del sistema que tendrá cada funcionario inscrito según perfil, así como de realizar ejercicios de control de uso adecuado del sistema. 4. Conociendo la pantalla principal del SIFF Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 12 4.1 Barra de Herramientas Horizontal La barra de herramientas horizontal proporciona un conjunto de accesos directos que permiten al usuario, haciendo clic en los mismos, la realización de las siguientes acciones: • Ver la información del usuario (“Info. Usuario”). • Ver la Ayuda del sistema (“Ayuda”). • Salir del SIFF (“Cerrar”). Esta última es la forma adecuada de salir del sistema, pues al cerrar la ventana sin pasar por este paso, puede bloquear la contraseña. Además, en la barra de herramientas horizontal se muestra al usuario el nombre del sistema, así como el logotipo de la Institución. La barra se muestra en la sección superior de cada pantalla como se presenta a continuación. 4.2 Menú Principal. Debajo de la barra de herramientas horizontal se ubica el menú principal del SIFF, el cual cuenta con opciones para cada funcionalidad del sistema. Solo posicione el cursor en cualquiera de las opciones del menú y automáticamente aparece los grupos o combos correspondientes que a continuación se definen. 4.2.1 Ficha Familiar. a. Gestionar Ficha: permite gestionar una Ficha Familiar, en donde el usuario podrá crear una nueva ficha familiar, consultarla o actualizar Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 13 información de la vivienda, familia, datos personales de los miembros entre otros. b. Inactivar Ficha Familiar: Es la acción de desvincular una familia de una ubicación. Es decir, indicarle al sistema que una familia ya no reside en una vivienda. c. Reactivar Ficha Familiar: Vincula una familia a una vivienda en la que residía previamente. Es decir, una ficha que fue inactivada se reactiva. d. Inactivar Ubicación de Vivienda: Esta acción, elimina del sistema el registro de una ubicación de una vivienda cuando esta deja de existir ya sea porque fue demolida o destruida, lo cual automáticamente inactiva la familia en esa vivienda, hasta ser importada en otra ubicación. 4.2.2 Programar. a. Recorrido: En este módulo el usuario programa las familias que visitará en una fecha determinada. b. Visita: En este módulo el usuario programa las actividades que realizará en los miembros de la familia a visitar en una fecha determinada. 4.2.3 Reportes. a. Reportes Operativos: Proporciona al usuario listados de personas a partir de filtros según la información requerida. Ejemplo; Listado de mujeres con Papanicolau realizado, listado de niños menores de un año, etc. b. Reportes Bitácora: Proporciona al usuario el registro de las acciones realizadas por el usuario en cada una de las fichas en que ha ingresado. 4.2.4 Seguridad. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 14 a. Cambiar clave: Se gestiona la posibilidad al usuario de manera segura de cambiar la clave asignada por una personalizada. 4.3 Identificación del usuario en la sesión. Bajo del menú principal, en la esquina superior derecha de la pantalla, observará el nombre del usuario con sesión activa, así como el código y nombre del EBAIS (Sector) asociado. 4.4 Indicadores de mensajes. En todas las pestañas pueden aparecer Mensajes de error, Mensaje de información y Ventanas de Mensaje al guardar o dar clic en el botón siguiente. 5. Mensajes de error: Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 15 Se muestran al usuario cuando ocurren errores de validación, de formato, de conexión entre componentes del sistema o cualquier otro posible error. Estos mensajes se muestran generalmente en la parte superior de las páginas con un fondo color rojo. En este caso debe corregirse el error para poder continuar. Generalmente indican el campo donde se dio la omisión o el error. 5.1.1 Mensajes de información: Tienen como objetivo comunicar al usuario los resultados con respecto a alguna acción realizada por el sistema, o simplemente para informarle de alguna situación en particular. Estos mensajes se muestran generalmente en la parte superior de las páginas con un fondo color azul. Y no indican errores. 5.1.2 Mensaje de advertencia: Cumple una función de advertir al usuario ante ingreso de información no congruente o fuera de los rangos establecidos. Sin embargo; no impide que se guarde la información. 5.1.3 Ventana de Mensaje: Cumple una función informativa y son desplegadas por el Sistema en caso de que se detecte una incongruencia o de que se requiera una confirmación de parte del usuario. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 16 6. Descripción de Pantallas 6.1 Ficha Familiar: GESTIONAR FICHA FAMILIAR. Seleccione la opción de “Gestionar Ficha” del menú de Ficha Familiar y avanzará a la primera pestaña: Datos generales desde donde podrá gestionar la Ficha Familiar, abriendo una ficha existente o creando una ficha nueva; o bien ingresar para sólo consultar la información de una ficha familiar sin hacer ninguna modificación. Figura 8 Menú principal de Ficha Familiar 6.1.1 Pestaña Datos Generales. Figura 9 Sección de Datos del ATAP a realizar la visita. En el espacio de la fecha de la visita, se utilizará el formato día-mes-año, se podrá llenar de dos formas, la primera es haciendo clic en el campo y digitar la fecha, la segunda es dar clic en el ícono que se encuentra a la par del campo; mostrará un calendario, escoja el mes y año, haga clic sobre la fecha y se desplegará automáticamente. La fecha que se debe anotar es la fecha en que se realizó la visita en la ficha que se va a ingresar, en el caso de que la sesión de trabajo sea para registrar datos; y si la sesión es sólo para consultar datos basta con ingresar la fecha actual. Además, en esta pestaña aparecerán cargados automáticamente por defecto los datos del usuario responsable de la visita y muestra sus datos. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 17 Si el usuario que inició sesión no es quien realizó la visita domiciliar (por ejemplo, un digitador), el sistema le permite modificar los datos generales, mediante una página de búsqueda de personas que realizan la visita domiciliar, se debe seguir los siguientes pasos: 1. Haga clic en el ícono filtro que está junto al campo Número de Identificación. a. Buscar por cédula o por nombre la información del ATAP responsable de la visita. b. Tipo identificación: Seleccione una de las tres opciones de búsqueda, cédula de identidad en registro civil, identificación temporal/interno o si no extranjero con identificación CCSS. c. Número de identificación: Anotar el número de cédula asignado por el registro civil, temporal/interno o el número de identificación de CCSS. d. Nombre: El usuario puede realizar búsqueda con el nombre del ATAP. e. Primer y Segundo Apellido: El usuario puede realizar búsqueda con cualquiera de los dos apellidos o iniciales de la misma. f. Código Usuario: Anotar el código de usuario asignado por el MISE al ATAP. g. Indique el tipo de búsqueda: h. Ocurrente: Para que utilice el texto ingresado como una fracción del nombre o apellido que se desea encontrar, así en los resultados aparecerán varia posibles opciones. i. Exacta: Si se desea que encuentre una coincidencia exacta al dato ingresado para la búsqueda, de manera que se mostrará una sola opción en resultados. j. Seleccionar el botón buscar. k. Aparecerá la información del ATAP, elija la que corresponde al funcionario que realizó la visita. l. Dar clic en seleccionar y se desplegará la información. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 18 Figura 10 Ventana emergente buscar datos del ATAP. Figura 11 Resultado de búsqueda El cuadro aparece cargado automáticamente con el número de identificación, nombre del ATAP, código usuario y la acción que desea realizar, el botón de nueva búsqueda es para buscar nuevo ATAP. m. Haga Clic sobre seleccionar y aparecerá cargada automáticamente en la pestaña de Datos Generales los datos del ATAP seleccionado. n. Haga clic sobre el botón SIGUIENTE para guardar los datos y avanzar a la siguiente pestaña. Para continuar gestionado la ficha familiar, y completar datos de ubicación, oprima el botón “Siguiente” 6.1.2 Pestaña Ubicación: Figura 12 Botón siguiente en Pestaña Datos generales. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 19 Una vez que se ha dado clic en el botón siguiente de la pestaña Datos Generales, el sistema le llevará a la Pestaña “Ubicación”. En esta pestaña se presentan las siguientes características: 1. Bajo el menú principal, se observan tres íconos el primero semejante a una lupa, le llevará a una ventana emergente para buscar fichas ya ingresadas en el sistema; el segundo semejante a una casita es el botón para salir de la ficha que está gestionando sin salir del sistema, finalmente el último es el botón de ayuda para consultas. 2. En la esquina superior derecha de la pantalla, continuará observando los datos del usuario activo en la sesión y el Área o sector asociado al usuario, además, observará que para los datos de vivienda y familia aparece la leyenda no seleccionados, dado que no se han ingresado la información en los campos respectivos. 3. Finalmente, bajo la pestaña ubicación aparecerán dos secciones, la primera para ingresar los datos de ubicación de la vivienda de la ficha que se va a gestionar, sea existente o por primera vez y la segunda para ingresar otros datos de la vivienda referentes a la región, área y sector de adscripción. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 20 Seguidamente se detallará la metodología para buscar fichas familiares ya existentes. 6.1.3 Buscar Fichas Familiares existentes en el sistema: Esta funcionalidad le permite al usuario realizar búsqueda de una ficha familiar existente en caso que no tenga todos los datos de la ubicación exacta de la vivienda o según otros criterios disponibles. Se hace clic en el ícono “Buscar” semejante a una lupa en la parte superior de la pantalla. Se ingresan los criterios de búsqueda. Seleccione la opción de búsqueda que desea. 1. Búsqueda por jefe de familia o por miembro de la misma familia. i. Búsqueda por Miembro de la familia: La búsqueda se puede realizar por cualquiera de los miembros que componen el núcleo familiar. ii. Tipo de identificación: Búsqueda por número de cedula del registro civil, también por la identificación temporal/interno, se incluye además la búsqueda de extranjero con identificación de la CCSS. iii. Número de identificación: El usuario debe anotar el número de identificación asignada por el registro civil, o temporal/interno o el número asignado para un extranjero por medio de la CCSS. iv. Nombre: Se podrá realizar búsqueda por nombre de cualquiera de los miembros. v. Primer y Segundo Apellido: Búsqueda por cualquiera de los dos apellidos o sino por las iniciales de la misma. 2. Búsqueda por código de vivienda i. Los campos obligatorios de búsqueda son: Provincia, cantón, distrito y barrio. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 21 ii. Pero también, puede completar los datos de número de manzana, número de lote y numero de vivienda. Una vez ingresados los criterios, se hace clic en el botón “Buscar”. Nota: El usuario decide cual opción de búsqueda usará y los campos no requeridos a completar. Sin embargo; si la búsqueda se realiza por código de vivienda y se ingresan los datos desde provincia hasta manzana, la búsqueda será más específica que si sólo se ingresan los datos hasta barrio. Figura 13 Ventana para Buscar Fichas Familiares El usuario selecciona la ficha familiar de la lista de resultados haciendo clic sobre el enlace “Seleccionar” de la columna “Acción” a la derecha de la lista de resultados. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 22 Figura 14 Resultados de Búsqueda Al seleccionar una ficha familiar, se muestra la información de la vivienda y la familia en la pestaña de “Ubicación”. En la esquina superior derecha se observa el jefe de familia y el código de vivienda seleccionado, y un mensaje informará que la vivienda seleccionada se cargó exitosamente. Al cargar una ficha familiar o una vivienda ya existente el sistema no permitirá al ATAP editar los campos de Región, Área de Salud y Sector, estos campos estarán bloqueados al estar en modo edición para todas aquellas viviendas ya registradas en el sistema. Figura 15 Mensaje de confirmación de selección de ficha familiar. Figura 16 Pantalla de otros datos de vivienda deshabilitados. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 23 En la sección Familias que habitan en la vivienda, aparecerá el listado de familias que habitan en la ubicación señalada, sólo debe seleccionar la familia que desee para que se cargue la información de los miembros. Al cargar una ficha familiar que contiene más de una familia en la vivienda y que entre esas familias se encuentran miembros repetidos, el sistema mostrará en el Tab de Ubicación en la parte inferior de la pantalla una sección indicando “Miembros Repetidos”. Figura 17 Listado de familias existentes en la ficha familiar. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 24 Figura 18 Mensaje de miembros repetidos entre familias. En esta sección se mostrará una tabla con los miembros repetidos entre las familias de esa ubicación, se indicará el número de las familias en donde se repite el miembro, tipo y número de identificación del jefe de familia, nombre y apellidos del jefe de familia y el tipo y número de identificación, así como el nombre y apellidos del miembro repetido. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 25 Al tener miembros repetidos solo el Tab de Familia estará habilitación para editar, los siguientes tab estarán deshabilitados hasta corregir la situación con los miembros repetidos entre familiar. Figura 19 Pestañas deshabilitadas por miembros repetidos entre las familias de la misma ficha. El sistema se encarga también de mostrar un mensaje de advertencia notificando del problema. El ATAP debe corregir la situación en el Tab de “Familia”, deberá excluir a la persona repetida y dejar al miembro únicamente en la familia que si pertenece. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 26 Figura 20 Excluir miembros de una familia. Si la situación sigue sin corregirse el sistema le mostrará al usuario los mismos mensajes de advertencia y bloqueará los siguientes Tabs hasta corregir la situación. Si la situación es corregida el sistema habilitara la edición de los siguientes Tabs. Figura 21 Miembros repetidos solucionado. 3. Creación de una ubicación cuando la ficha no existe en el sistema: Es importante indicar que el sistema sólo permitirá genera y editar ubicaciones de vivienda si corresponde al Sector en que el ATAP está logueado. De manera que al generar o cargar una ficha familiar que pertenece a otro centro de salud diferente al que se encuentra logueado el usuario; el sistema le indicará al usuario que no puede editar/crear la ficha porque pertenece a otro centro de salud. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 27 Figura 22 Restricción de edición si pertenece a un área diferente. Para crear una nueva ubicación en el SIFF, desde la pestaña ubicación se procederá a ingresar los datos. Los datos son requeridos, la forma apropiada de completar los espacios es de izquierda a derecha, como el orden que se despliega a continuación. 1. Sección Código de Vivienda i. Provincia. En el campo correspondiente abra el combo de opciones y se desplegarán todas las provincias, seleccione la que requiere. ii. Cantón. De la provincia seleccionada anteriormente en el combo de opciones solamente se mostrarán los cantones respectivos, seleccione la que requiere. iii. Distrito. Del cantón seleccionado anteriormente en el combo de opciones se desplegará solamente los distritos respectivos, seleccione el que requiere. iv. Barrio. Del distrito seleccionado anteriormente en el combo de opciones se desplegará solamente los barrios respectivos, seleccione el que requiere. v. Número Manzana. Anotar el número de manzana en que se encuentra la vivienda. Según la metodología descrita en el Manual de visita domiciliar, para la elaboración de croquis. vi. Número de lote. Anotar el número asignado al lote. Según la metodología descrita en el Manual de visita domiciliar, para la elaboración de croquis. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 28 vii. Número de vivienda. Se refiere al número de vivienda en el lote. Es decir si sólo una vivienda está construida en ese lote ese código termina en número de vivienda “1”, si hay más de una vivienda en ese misma lote, se asignará un consecutivo de número de vivienda, así una terminará en “1” otra en “2” y así sucesivamente. Recordar que en una vivienda puede vivir una o más familias. Se debe hacer clic en el botón “Verificar” para verificar si esa vivienda está registrada. Este paso es requerido. Si lo está se cargarán automáticamente los datos de la siguiente sección “otros datos de la vivienda”, si no existe en el sistema, un mensaje le solicitará que complete esos datos. Además, notará que en la parte superior derecha de la pantalla, el código de la vivienda ya aparece en su lugar respectivo, no así en familia, pues aún no se ha asignado familia a esa ubicación. Nota: Recuerde, que solo podrá gestionar ficha familiar así como editar, de aquellas fichas cuya ubicación pertenezcan al EBAIS en que el usuario está logueado. Mensaje de vivienda y ubicación creada. 2. Sección Otros datos de la vivienda: i. Región. Seleccione la región correspondiente conforme la provincia. ii. Área de Salud. Seleccione el área salud respectivo de acuerdo a la Región. iii. Sector. Los sectores se cargarán conforme el área seleccionada anteriormente. iv. Clasificación. Seleccionar si es Urbana, Rural. v. Dirección por señas. En el espacio en blanco se anota la dirección respectiva de la vivienda, observe que en el espacio inferior aparecen la cantidad de caracteres restantes, para que sea amplio en la descripción de la dirección de la vivienda. vi. Teléfono. Anotar el número telefónico principal si la familia lo posee, no es un dato requerido. vii. Datos GPS. Agregar dato correspondiente de la coordenada geográfica de la vivienda si se dispone del dispositivo en el área de Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 29 salud. Al hacer uso del dispositivo móvil se guarda este punto con tomar los datos de GPS. 3. Familias que habitan la vivienda: Cuando la ficha Familiar es nueva ninguna información aparecerá en este espacio, pues es una ficha familiar que recién se está creando. Pero en este apartado se muestra el nombre del Jefe de Familia, de cada una de las familias que viven en la misma ubicación de vivienda. Finalmente oprima “Siguiente” para guardar y avanzar a la próxima pestaña “Familia”. Nota: También existe el Botón de búsqueda de campo, dentro de cada campo de la pestaña ubicación, que lo enviará a una ventana emergente para encontrar la provincia, cantón, distrito y barrio, o cualquier información que requiera en cada variable respectiva. Seleccione cualquiera de los botones de búsqueda de las ubicaciones y obtendrá como resultado, los códigos de “provincia, cantón, distrito y barrio”. Haga clic sobre el botón verificar de la columna seleccionar y se cargará de forma instantánea a la página principal y el botón cancelar para regresar a la pestaña de Ubicación de la vivienda. Figura 23 Ejemplo de búsqueda de un campo por filtros. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 30 6.1.4 Pestaña Familia: Después de haber oprimido el botón siguiente en la pestaña ubicación, el sistema avanza hacia la pestaña familia, mostrando el siguiente mensaje que da seguridad que la información de la pestaña ubicación fue guardada o actualizada satisfactoriamente. Figura 24 Opciones del tipo de familia. 1. Sección Datos Generales /Tipos de Familia: Los tipos de familia que se muestran en la imagen corresponden a las siguientes definiciones: • Nuclear Simple: Grupo formado por un adulto (Padre o Madre), o una pareja sin hijos. • Nuclear: Grupo formado por los miembros de una pareja y sus hijos no casados, si los hay. • Extendida o extensa: En la que conviven varios núcleos familiares, u otros familiares además del núcleo principal. Tíos, Abuelos. • Mixta: Existen varios tipos de familias mixtas: i. Una mujer con hijos se casa con un hombre sin hijos. ii. Un hombre con hijos se casa con una mujer sin hijos. iii. Un hombre y una mujer que tienen hijos de una relación previa. • Otro: Cualquier otro tipo de familia que no esté incluida dentro de las categorías anteriormente descritas. De modo que se seleccionará la que corresponda al tipo de familia a la cual se le está gestionando la ficha. En esta misma sección, se agrega la opción de poder guardar el dato de si el jefe de familia posee ingresos económicos, para lo cual se presenta la siguiente pregunta ¿Jefe de Familia posee ingresos económicos? Para lo cual Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 31 siempre se cargará un No para aquellos casos que no se ha guardado este dato Figura 25 Ingresos económicos del jefe de familia. En el caso de que el jefe de familia si posea ingresos el ATAP debe seleccionar SI en el combo, la próxima que se cargue la ficha el sistema cargará por default este combo de acuerdo a lo guardado la última vez por el ATAP. 2. Sección Datos de Miembro: (ver Anexo 2: Flujograma para agregar miembros a las familias en SIFF) Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 32 Se debe indicar el tipo de identificación que se utilizará para agregar a cada uno de los miembros. Para tal efecto es importante conocer si la persona ya se encuentra adscrita en el SIAC y el tipo de identificación que posee. Se debe recordar que el sistema tiene las validaciones necesarias para no incluir miembros repetidos entre familias de la misma vivienda. Al agregar un miembro en una familia que ya pertenece a otras familias se desplegara la siguiente sección Al dar clic sobre el botón “Agregar” para agregarlo en la familia, si el miembro ya existe en una familia de esa vivienda el sistema mostrará el siguiente mensaje al ATAP y no permitirá el registrar del miembro en esa familia. Tipo identificación. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 33 En este ejemplo se va a realizar una búsqueda de una persona que ya se encuentra empadronada en el Padrón Nacional de Adscritos a la Seguridad Social (PNASS) por tanto está registrada en el Sistema Integrado de Agendas y Citas (SIAC). La persona a buscar posee un número de identificación en el registro civil; se procederá a seleccionar la opción adecuada y seguidamente a ingresar el número de identificación en la casilla identificación y se da clic en el ícono a un costado de la casilla. Hecho esto aparecerá en las casillas siguientes la información correspondiente a la persona que se agregará en el sistema como miembro de este núcleo familiar. Seguidamente se debe seleccionar la relación familiar respecto al jefe de familia. El jefe de familia es el identificador primario de una familia; lo que quiere decir que posteriormente cuando se desee realizar una búsqueda se podrá realizar digitando el nombre o identificación de este para seleccionar una familia. Los tipos de relación con el jefe, básicamente se conocen en un sentido general y no resulta necesario explicarlos pues son de uso común para todas las personas. En aquellos casos que no se encuentre dentro de ninguna de las Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 34 clasificaciones que aparecen es posible registrar otros tipos como: otro parentesco u otros menores mediante estudio. En el caso de que el miembro registrado sea el jefe de familia, se seleccionará entonces esa opción. Si no existe parentesco alguno con el jefe elija la opción “Sin Parentesco”. Es importante señalar que en toda familia es un requerimiento que exista un jefe de familia de lo contrario el sistema no le permitirá continuar por lo que aparecerá un error como el siguiente: Nota: Se recomienda que el primer miembro que se ingrese sea el jefe de familia y una vez que se haya dado clic en “agregar miembro”, se proceda a guardar la información haciendo clic en el ícono guardar, en la parte superior de la pantalla, con lo que inmediatamente se creará la ficha familiar asociada a la ubicación que previamente había ingresado. Podrá cerciorarse de esto al ver que en la parte superior derecha de la ventana, tanto la información de vivienda como familia ya tienen sus datos respectivos y han dejado de decir no seleccionado. Figura 26 Información de ficha familiar seleccionada. Seguidamente oprima el botón editar y continúe agregando miembros a la familia de la ficha recién creada. Cuando se registra a un miembro de familia, el sistema de forma automática verifica si ese miembro de familia ya está asociado a otra ficha familiar, con Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 35 el objetivo de que los miembros no se repitan en fichas que no correspondan. En cuyo caso, mostrará el siguiente mensaje: En caso de que oprima el botón “Agregar”, el miembro será agregado a dicha familia. Si oprime “Cancelar” la acción de agregar no se ejecuta y en caso de dar clic en “Ver familias” se despliegan la o las familias en donde este miembro esté asociado. Figura 27 Lista de fichas familiares en donde existe la persona buscada. La anterior información, permite al usuario tomar la decisión de incluir o no al miembro en la ubicación y familia actual de la ficha familiar. Para salir de dicha pantalla debe oprimir el botón “salir” Para aquellas personas que no se encuentran empadronadas en el registro civil. Los extranjeros sin identificación de CCSS, es posible asignarles un Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 36 número temporal interno, que el sistema le otorgará de manera automática, pero es muy importante primeramente cerciorarse de que esa persona no posee ya un número temporal interno asignado. Ya que si se pretende tener una base de datos lo más libre de datos duplicados es importante no registrar más de una vez a una misma persona con diferentes números internos. Entendido lo anterior, la manera de registrar a una persona se realiza dando clic en el botón identificar que se encuentra a un lado de la casilla identificación. Este botón nos llevará a la siguiente ventana donde realizaremos la identificación adecuada de la persona. 3. Identificar miembro Figura 28 Pantalla para identificar un miembro. Si la persona tiene un número de identificación del registro civil se puede digitar en la casilla identificación y seguidamente dar clic en el botón con un check a un lado de dicha casilla; de esa manera el sistema traerá del Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 37 padrón del registro civil los datos básicos de la persona; en el caso de que sea una persona con identificación de la CCSS se realizará lo mismo y finalmente cuando se trate de una persona que no posee ninguna de las anteriores se hará clic en el botón que asemeja una carpeta con una lupa . En caso de que se ingresa una fecha de nacimiento posterior al día actual, el sistema mostrará un mensaje indicándole al usuario que la fecha de nacimiento es posterior a la fecha actual y no permitirá la identificación de la persona. Figura 29 Validación de fecha de nacimiento al agregar el miembro. a. Botón para buscar persona en otros sistemas Cualquier búsqueda de persona es necesario que se complete el campo de nombre y primer apellido en mínimo dos caracteres, sexo y tipo de identificación. Una vez en esa ventana se digitará el nombre de la persona y seguidamente se oprime el botón buscar. Si la persona ya existe en el padrón del Registro Civil, el mismo nos traerá su información. Contrariamente si no existe nos aparecerá el siguiente mensaje: Con lo que procederemos a dar clic en el botón cancelar y regresaremos a la pantalla anterior donde seleccionaremos la opción de identificación temporal interno: Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 38 Nota: Antes de tomar la decisión de asignar un número interno se recomienda verificar si la persona que se está buscando pueda estar registrada con otro nombre, por ejemplo: Se está buscando con apellido paterno y materno, y en realidad sólo está registrado con los apellidos maternos, esto para agotar las posibilidades. b. Tipo de Identificación Temporal Interno Una vez hecho esto el sistema asignará un número de identificación. Se debe proseguir a registrar todos los datos que solicita el sistema como lo son el nombre completo, el sexo, el estado civil. Para los casos en que la persona no es costarricense, el sistema automáticamente cancela las casillas de provincia y demás concernientes a los datos de nacimiento. Nota: En cualquier otro caso, información como la de Fecha de Nacimiento y Estado Civil, será cargada desde otro sistema con datos oficiales, cuando se trata de un temporal interno el usuario ingresará estos datos, por lo que se le sugiere verificarlos contra registros físicos antes de guardar la información. En la sección de información laboral, de la ventana de identificación, es importante anotar que estos datos corresponden a las personas que realizan labores remuneradas, en ese sentido las amas de casa no entrarían dentro de esta categoría, por lo que al igual que todas aquellas personas que se dedican al estudio o por razones de edad o salud no laboran, se debe seleccionar la opción “Ocupación no Especificada” y en las siguientes casillas “Actividades no bien especificadas”, como se muestra a continuación: Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 39 Finalmente se debe dar clic en registrar y listo, la persona queda registrada en SIAC, ahora debe completar los datos del miembro en la pestaña familia, indicando la relación con el jefe antes de agregarlo al núcleo familiar. El sistema regresará a la ventana anterior donde solamente hará falta determinar el tipo de parentesco y dar clic en agregar miembro. c. Observaciones La casilla Observaciones funciona para cualquier tipo de información que el ATAP considere importante registrar, pero debe procurar referirse específicamente a la información de la sección donde está ubicada. Una vez que se han agregado todos los miembros de esta familia, se oprime el botón “siguiente” lo cual guardará la información de la pestaña familia y avanzará hacia la pestaña “Características de la Vivienda”. 4. Apéndice pestaña Familia/botón “importar” En la parte inferior se puede observar dos botones uno es el de “siguiente”, el cual se utiliza cuando se han agregado todos los miembros que se desean agregar y debemos continuar con la ficha; el otro “importar” corresponde a una funcionalidad del sistema de poder incorporar una familia a una vivienda, cuando el ATAP conoce que este núcleo ya fue registrado en el sistema previamente en otra ubicación; para tal efecto se debe dar clic en este botón el cual le conducirá a una ventana de búsqueda; se puede elegir entre una búsqueda por miembro o por jefe de familia, y se puede ingresar el nombre o número de identificación. a. Buscar familia desde "Importar" Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 40 Posteriormente se da clic en buscar y el sistema nos mostrará los resultados que existen con ese nombre, mostrando el nombre del jefe de familia, su identificación y de cuantos miembros se compone y por tanto tiene información de ellos. Resultado búsqueda "Importar" En la columna acción se da clic en el enlace “seleccionar”, esta acción hará que se emita un mensaje como el que se muestra a continuación: Al dar aceptar hará que esta familia se cargue en la pestaña familia y a su vez, en la identificación de la ficha en la parte superior derecha de la pantalla, creando una nueva ficha familiar con la ubicación que se tenía abierta y la familia importada. Esta es una funcionalidad útil para aquellos casos de nuevas familias en la localidad, lo que permitirá sólo importar los datos y no tener que digitar toda la información, claro está, sólo si esa familia fue ingresada al sistema en el área de salud donde vivía anteriormente. 6.1.5 Pestaña Características de la vivienda Después de haber oprimido el botón siguiente en la pestaña familia, el sistema avanza hacia la pestaña “Características de la vivienda”, mostrando un mensaje que da seguridad que la información de la pestaña familia fue guardada o actualizada satisfactoriamente. Esta funcionalidad le permite al usuario registrar la información de las características de la vivienda organizada en cuatro sub pestañas a saber: “características, servicios, equipos y focos de contaminación”. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 41 Si no existen características de vivienda registradas anteriormente, el sistema permite el registro de la información realizando clic en el botón Editar. En caso de que ya existan características de vivienda registradas, el sistema muestra la información existente y le permite al usuario actualizarla. En esta pestaña todas sus secciones deben completarse sus campos de izquierda a derecha. 1. Características a. Sección Características de la familia en la vivienda: Figura 30 Sección de características de la vivienda. Incluye características propias de la familia en la vivienda. i. Fecha de encuesta: Es la fecha donde se encuestó la familia o actualizó los datos de características de la vivienda, equipos, Servicios y/o focos de contaminación. Al seleccionar cualquiera de los tabs Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 42 disponibles: Características, Equipos, Servicios o Focos de contaminación, y realizar algún cambio dentro de la información de estos tabs, la fecha de encuesta se actualizara a la fecha de realización de la visita. ii. Condición de residencia: Se refiere a la condición de residencia de la familia en la vivienda. Únicamente se elige una opción para que aparezca en el espacio de texto. • No seleccionado: Presenta este término cuando el usuario aún no selecciona un dato, si esta opción queda en esta variable, el sistema lo interpreta como un dato faltante. • Residencia habitual presente: Vivienda que aloja a una familia que permanente habita en ella y que está presente en el momento de la visita. • Residencia habitual ausente: Vivienda que aloja a una familia que habita permanentemente en ella y NO está presente en el momento de la visita. • Residencia no habitual presente: Vivienda que aloja a una familia que no habita permanente en ella y que está presente en el momento de la visita. • Residencia no habitual ausente: Vivienda que aloja a una familia que no habita permanente en ella y que no está presente en el momento de la visita. • Casa de recreo: Vivienda que aloja varias o una misma familia en el periodo por ser una casa de recreo o vacacional, no habitada en forma permanente. iii. Tenencia: El usuario debe dar clic sobre el combo para que se desplieguen las opciones y así selecciona el tipo de tenencia, que se detallan a continuación. • No seleccionado: Presenta este término cuando el usuario aún no selecciona un dato, si esta opción queda en esta variable, el sistema lo interpreta como un dato faltante. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 43 • Precario: Vivienda ubicada en un terreno de manera ilegal, invadiendo propiedad privada. • Alquilada: Es cuando la persona paga el derecho de habitar una vivienda mediante una tarifa establecida. • Propia totalmente pagada: Dueño legítimo de la vivienda. • Propia comprado con préstamos en proceso de pago: Vivienda propia, aun pagando algún préstamo o hipoteca con una entidad financiera. • Cedida/prestado: Es cuando el usuario disfruta de la vivienda, cedida o prestada por el dueño legítimo para habitarla. iv. Número de Personas: En este espacio aparece la cantidad de personas registradas en la pestaña familia, no se puede modificar, dado que se llena automáticamente. (Ver sección Familia). v. Número de Dormitorios: Anotar la cantidad de cuartos existentes actualmente en la vivienda, destinados para dormitorio. vi. Número de Aposentos: Anotar el número de apartados o divisiones de la casa, incluyendo los dormitorios, no incluye baños, ni servicios sanitarios. vii. Tipo de vivienda: Esta información le permite al usuario registrar el tipo de vivienda, seleccione una única opción. • Casa independiente: Vivienda cuya estructura está ubicada dentro de un terreno y que sus paredes no colindan con otras viviendas. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 44 • En Edificio: Son varios apartamentos considerados como viviendas, ubicados en forma vertical. Incluye condominios con aposentos organizados vertical y horizontalmente. • Colectiva: Una sola estructura que alberga varias familias, cada una en aposentos diferentes pero que comparten algunos de ellos. • Tugurio: Es una vivienda construida con materiales de desecho. • En Fila o Continúa: Vivienda con una estructura donde sus paredes colindan con otras viviendas, en forma horizontal. • En Cuartearía: También conocidas como pensiones o vecindades, estructuras organizadas en cuartos que reúnen algunos servicios y son rentadas por cuarto. • Rancho: Es una vivienda construida con materiales de paja, bahareque, adobe o materiales no tradicionales. • Baches: Son viviendas habitadas por empleados de construcciones, fincas, entre otros, no necesariamente son una familia, y son aposentos con literas, camarotes o catres, normalmente facilitados por alguna empresa. viii. Aposentos compartidos: En viviendas donde hay más de una familia compartiendo total o parte de la vivienda, se debe especificar cuáles aposentos comparten. Seleccione los aposentos compartidos desde el combo para que se despliegue la información y haga clic en el botón “Agregar” para cargar cada dato seleccionado. ix. Número de aposentos compartidos: Automáticamente aparece el número de aposentos compartidos en el campo correspondiente, según el número de aposentos agregados en la variable anterior. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 45 Nota: En las viviendas en que sólo habita una familia, esta variable no debe ser llenada. b. Sección Características de la Vivienda i. Material del piso: Se selecciona el o los materiales del piso. Para agregar cada tipo, se selecciona el material y se hace clic en el botón “Agregar”. De forma general, el primer material seleccionado, el sistema lo marca como predomínate, en caso contrario; se debe indicar cuál es el material del piso principal o predominante haciendo clic en el botón de radio a la izquierda del material, en la columna “Predominante”. Para eliminar un material de la lista se debe hacer clic en el enlace “Excluir”. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 46 ii. Estado del piso: Seleccione del combo la calificación correspondiente: • Excelente. Sobresaliente, calidad, o estimación alta. • Bueno: Tiene buena calidad. • Regular: No presenta condiciones óptimas. • Malo: Bajo en calidad, inferior, no presenta buenas condiciones. • Pésimo: Muy malo. Esta clasificación de estado de piso, aplicará igualmente para las demás variables en las que se requiera el estado, por tanto elija cada vez la que corresponde según lo descrito anteriormente (Estado de techo, estado de paredes, estado de cielo raso, iluminación, ventilación, condición actual de la vivienda). iii. ¿Tiene cielo raso?: Se selecciona si la vivienda cuenta o no con cielo raso. No tiene cuando está ausente; parcial en caso de que solo una porción de la vivienda cuente con éste, y total cuando toda la vivienda tiene cielo. Nota: Para el caso en que la vivienda no tiene cielo raso, el sistema inhabilitara el combo de “Estado del cielo raso” Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 47 iv. Servicio Sanitario, Baño y Cocina: Seleccione del combo la opción correspondiente a su ubicación, como se describe a continuación. • Interno: Dentro de la vivienda • Externo: Fuera de la vivienda • No tiene: No posee servicio sanitario, baño o cocina, según corresponda. v. Ventilación, iluminación en general, condición general de la vivienda: Seleccione del combo la calificación correspondiente: • Excelente: Sobresaliente, calidad, o estimación alta. • Bueno: Tiene buena calidad. • Regular: No presenta condiciones óptimas. • Malo: Bajo en calidad, inferior, no presenta buenas condiciones. • Pésimo: Muy malo. vi. Acceso a la vivienda: Califique la forma de entrar a la vivienda según sea cómodo o incómodo, considere barreras físicas, o dificultades para transitar con facilidad hacia el interior de la vivienda. vii. Vivienda en zona de difícil acceso: Indique SI: si la vivienda se encuentra en una zona de difícil acceso, en cuyo caso se habilitará el Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 48 combo para escoger si esa dificultad es geográfico, de servicios públicos o vías públicas, es decir la vía hacia la zona presenta dificultades para llegar a ella, de lo contrario indique NO. viii. Dificultad de acceso: Si su respuesta fue SI en la variable anterior a continuación describa cual o cuales son las dificultades de acceso según se indica: • Geográficos: Se refiere a barreras naturales que representan una dificultad para llegar a la vivienda (ríos, lagos, montañas). • Servicios públicos: Se refiere a la ausencia de transporte público u otros servicios que puedan facilitar el acceso a las viviendas de la zona (Bus, Taxi, teléfono, entre otros). • Vías públicas: Se refiere a problemas de caminos y vías de acceso. Cuando estas son trochas en mal estado o bien la ausencia total de caminos. Nota: Puede seleccionar varias opciones, y en cada una de ella debe oprimir el botón agregar para que la dificultad se agregue en la tabla correspondiente. En esta variable como en todas las que se pueda hacer selección múltiple, si no se oprime agregar, aunque sea en una única opción, esta información no se guarda en el sistema. ix. Vivienda en zona de riesgo: Indique SI, cuando el edificio o vivienda se encuentra en una zona que presente algún tipo de amenaza natural o provocada, de lo contrario indique NO. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 49 x. Tipo de riesgo: Si su respuesta fue SI en la variable anterior a continuación describa cuál o cuáles son los riesgos según se indica: • Inundación: Es la ocupación por parte del agua de zonas que habitualmente están libres de esta. • Deslizamiento: Es el corrimiento o movimiento de masa de tierra. • Influencia volcánica: Son amenazas que presenta un volcán. • Otro: Otras amenazas, cuando estas son de índole social como la delincuencia u otras naturales como tornados o tormentas eléctricas, estas pueden describirse más adelante en el campo de observaciones. Nota: Puede seleccionar varias opciones, y en cada una de ella debe oprimir el botón agregar para que la dificultad se agregue en la tabla correspondiente. En esta variable como en todas las que se pueda hacer selección múltiple, si no se oprime agregar, aunque sea en una única opción, esta información no se guarda en el sistema. c. Sección Observaciones: Espacio de texto para anotar una breve descripción de la observación referente a la pestaña de características de la vivienda, puede hacer una anotación amplia. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 50 En el campo llamado “caracteres restantes” podrá observar cuantas letras o números más se le permiten escribir. Debe dar clic seguidamente sobre el botón Agregar para que se despliegue la información digitada en el recuadro inferior, notará que esta quedará identificada con la fecha en que se realizó y el responsable de la visita. Nota: Solo podrá excluir la anotación realizada por el usuario logueado en el mismo día del registro. Observaciones de características de la vivienda. Figura 31 Ingreso de Observaciones de la vivienda. Finalmente haga Clic sobre el botón Siguiente para avanzar a la pestaña de equipos. Si al hacer clic en siguiente algún dato requerido no fue anotado o seleccionado, el sistema devolverá en color rojo cual dato no fue ingresado, para que lo ubique, lo agregue y vuelva a dar siguiente. Recordar que el sistema guarda la información cuando se da clic en los botones “Siguiente o Guardar”. 2. Características de la vivienda a. Sección Equipos de la familia en la vivienda Esta pestaña registra la información de los equipos de la vivienda. Debe ingresar la información requerida de cada equipo por cada variable solicitada. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 51 i. Líneas Telefónicas Fijas: Se ingresan el número de líneas telefónicas fijas que tiene la vivienda en uso. ii. Líneas Telefónicas Móviles: Se ingresan el número de líneas móviles que existen en la familia en uso. iii. Equipos: Aparece un cuadro con los equipos de la vivienda que se consideran importantes describir. Para cada tipo de equipo se ingresa el número de artefactos en esa vivienda. Es importante recordar que para algunos equipos: cocina, refrigeradora, radio/grabadora, televisión; debe seleccionar el tipo de energía principal utilizada. Nota: Se utiliza el mismo catálogo de energías para todos los equipos y en caso de no tener la información o no tener el equipo en la vivienda, el sistema reconoce el cero. iv. Tanque de agua caliente: Debe indicar si la vivienda posee o no abastecimiento de agua caliente por medio de un tanque. La termo ducha no cumple con esta función. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 52 v. Observaciones: Se ingresan observaciones en caso necesario, haciendo referencia a los equipos descritos. Se da clic en el botón AGREGAR y aparece un cuadro describiendo la fecha, el usuario y la observación realizada. En caso de ingresar una observación equivocada o se comprueba que ya no pertenece a la vivienda puede presionar el botón EXCLUIR y quedará eliminada. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 53 Para registrar los equipos de la vivienda el usuario puede hacer clic en el botón de “guardar” de la sección de botones o hacer clic en el botón SIGUIENTE para proceder a registrar la información de los servicios de la vivienda y aparece el mensaje de color azul indicando que los equipos fueron registrados con éxito. b. Sección de Servicios Esta pestaña admite el registro de información de los servicios básicos de la vivienda, así como su proveedor y procedencia entre otros. i. Empresa proveedora de agua: Se selecciona la empresa proveedora de agua del combo que se despliega en esta variable. ii. Empresa proveedora de electricidad: Se selecciona la empresa proveedora de electricidad del combo que se despliega en esta variable. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 54 iii. Número de localización de electricidad y agua: Consiste en ingresar el número de localización que trae el recibo de electricidad asignado a la vivienda, esta se describe de acuerdo a una máscara definida como lo muestra la figura. No es un campo obligatorio. iv. Servicios de la vivienda: Se seleccionan los servicios de la vivienda haciendo clic en la columna “Seleccionar” a la izquierda de la lista de servicios, quedarán seleccionados porque se visualiza un CHEK en el cuadro. v. Tipos de energía de la vivienda: Se seleccionan los tipos de energía de la vivienda haciendo clic en la columna “Seleccionar” a la izquierda de la lista de tipos de energía, quedarán seleccionados porque se visualiza un CHECK en el cuadro. vi. Tipo de Abastecimiento del Agua: Se selecciona del combo que se despliega el tipo de abastecimiento de agua de la vivienda. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 55 vii. Procedencia predominante del agua: Se selecciona del combo que se despliega la procedencia predominante del agua. viii. Clasificación del abastecimiento del agua: Se selecciona del combo que se despliega la clasificación del abastecimiento del agua. Esta variable se refiere a la frecuencia con que se cuenta el servicio de agua no con la calidad del agua (potabilidad). ix. Disposición predominante de excretas: Se selecciona del combo que se despliega la disposición predominante de excretas de la vivienda. x. Disposición de la basura: Se selecciona del combo que se despliega la disposición de basura de la vivienda. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 56 xi. Observaciones: Se ingresan observaciones en caso necesario, haciendo referencia a los servicios descritos. Se da clic en el botón AGREGAR y aparece un cuadro describiendo la fecha, el usuario y la observación realizada. En caso de ingresar una observación equivocada o se comprueba que ya no pertenece a la vivienda puede presionar el botón EXCLUIR y quedará eliminada. Para registrar los servicios de la vivienda el usuario puede hacer clic en el botón de “guardar” de la sección de botones o hacer clic en el botón SIGUIENTE para proceder a registrar la información de los focos de contaminación de la vivienda y aparecerá el mensaje de color azul indicando que los equipos fueron registrados con éxito. c. Sección Focos de contaminación Esta pestaña registra la información de los focos de contaminación que están en la vivienda y sus alrededores. i. Presencia de agua estancada: Se indica si hay presencia de agua estancada en la vivienda. Es importante recordar que esta variable detecta un riesgo no solo para la presencia de vectores del Dengue sino de otros como el transmisor de Malaria y terceros. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 57 ii. Área contaminada: Se debe indicar si en la vivienda o sus alrededores se observa un área contaminada y donde se detalla los tipos de contaminación. Si se elige la opción “No” la variable “Tipo de foco de contaminación” queda inactivada automáticamente. iii. Tipos de foco de contaminación: Esta variable se activa al seleccionar SI en la variable AREA CONTAMINADA, se deben seleccionar los tipos de focos de contaminación presentes en la vivienda o sus alrededores. Para agregar un tipo de foco de contaminación, se selecciona el tipo deseado y se hace clic en el botón “Agregar” Para quitar un tipo de foco de contaminación se debe hacer clic en el enlace “excluir”. iv. Animales no permitidos: Se ingresa el número de animales no permitidos encontrados en la vivienda. Debe definirse que animales no permitidos Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 58 corresponden a aquellos que se encuentran en vías de extinción o fueron desplazados de su hábitat natural (no domésticos) por ejemplo: lapas, loras, tucanes, monos y otras especies. v. Animales en condiciones insalubres: Debe indicar si existe o no la presencia de animales domésticos en condiciones insalubres. vi. Observaciones: Se ingresan observaciones en caso necesario, haciendo referencia a los servicios descritos. Se da clic en el botón AGREGAR y aparece un cuadro describiendo la fecha, el usuario y la observación realizada. En caso de ingresar una observación equivocada o se comprueba que ya no pertenece a la vivienda puede presionar el botón EXCLUIR y quedará eliminada. Para registrar los focos de contaminación de la vivienda el usuario puede hacer clic en el botón de “Guardar” de la sección de botones o hacer clic en el botón “Siguiente” para proceder a registrar la información de los miembros de familia y aparecerá el mensaje de color azul indicando que los equipos fueron registrados con éxito. 6.1.6 Pestaña Miembro de familia. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 59 Figura 32 Pestaña de Miembros de la ficha familiar En esta funcionalidad, el sistema permite registrar y actualizar información de cada miembro de la familia, en las pestañas: “Datos Personales”, “Hechos Vitales”, “Educación” y “Datos Laborales”. Se puede acceder a los datos del miembro de familia por medio de la pestaña de “Familia”, o accediendo directamente a la pestaña “Miembro”. Para consultar los datos del “Miembro de Familia” desde la pestaña de “Familia”, se hace clic en el enlace “Ver” de la columna “Miembro” que aparece a la derecha de los datos de cada miembro de la familia seleccionada. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 60 1. Datos personales En esta pestaña se incluyen los datos correspondientes a los datos personales, algunos se obtienen del SIAC por lo que no se pueden modificar desde el SIFF, otros como: religión, nacionalidad, parentesco con jefe de familia; son datos registrados en el SIFF pero que se registran una única vez al registrar la familia en la pestaña “Familia” si se realiza adecuadamente. Es decir, si esos datos no se ingresaron correctamente en esa pestaña deberá incluirlos nuevamente porque no aparecerán en la pantalla. Una vez registrado el dato se da clic en el botón SIGUIENTE y automáticamente se guarda la información y pasa a la próxima pestaña. 2. Hechos vitales En esta pestaña se pueden registrar y/o consultar los datos de “Hechos Vitales” del miembro de la familia al que se le realiza la visita. Las variables que se registran en la pestaña “Familia”: Provincia, Cantón, Distrito de nacimiento, aparecerán en la pantalla precargadas; y no se necesita volver a digitar dicha información, Edad Gestacional, Peso al Nacer y Clasificación del Recién Nacido, es información indispensable para la población menor de un año. Sin embargo si la información está disponible para cualquier otro miembro, esta se puede anotar. Una vez registrado el dato se da clic en el botón SIGUIENTE y automáticamente se guarda la información y pasa a la próxima pestaña. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 61 Nota: Para la consulta de los datos del Recién Nacido, seguidamente se presentan las categorías que se utilizarán según la norma institucional. Clasificación del recién nacido: i. Recién Nacido de Término (RNT): Aquellos nacidos con 37 semanas de gestación y menos de 42 semanas de gestación. ii. Recién Nacido Pretérmino (RNPR): Aquellos nacidos entre las 22 semanas y menos de 37 semanas de gestación. iii. Recién Nacido Postérmino (RNPT): Aquellos nacidos con 42 semanas o más de gestación. 3. Educación En esta pestaña se consultan los datos de educación del miembro de la familia. La información de las variables “Asistencia actual a educación” y “Motivo de no asistencia a educación”, es indispensable para los miembros menores de 18 años; no obstante, si el dato está disponible para cualquier otro miembro, se puede anotar. Una vez registrado el dato se da clic en el botón SIGUIENTE y automáticamente se guarda la información y pasa a la próxima pestaña. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 62 4. Datos laborales. En esta pestaña se despliega la información laboral actual del miembro de la familia, parte de la información aparecerá precargada por los datos recolectados en el SIAC y los datos ingresados en el SIFF, se buscará el dato más próximo o el equivalente a la información recolectada (Ej: Ocupación, División Económica, entre otros). Es importante considerar que estas variables están elaboradas de acuerdo a los catálogos institucionales del SICERE, por lo que el SIFF no tiene injerencia para modificarlas. Una vez registrado el dato se da clic en el botón SIGUIENTE y automáticamente se guarda la información y pasa a la próxima pestaña. En el momento que se requiera actualizar la información de un miembro de familia (datos personales, hechos vitales, educación y datos laborales) de acuerdo a las restricciones del SIAC, se ingresará únicamente el dato que se haya modificado, y que el SIFF permita editar. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 63 6.1.7 Pestaña Ficha Individual Esta funcionalidad le permite al usuario registrar, consultar y/o modificar la información de la ficha individual de un miembro de familia (historial de inmunizaciones, atención de la mujer, condición actual del individuo, atenciones, referencias, hallazgos y recomendaciones). Antes de iniciar el registro de la información en la sección de ficha individual se debe seleccionar la persona o miembro al que se le ingresará o actualizará la información. Para seleccionar el miembro de la familia al que se le va a ingresar la información se debe ir a la pestaña de FAMILIA y en la columna de FICHA INDIVIDUAL se selecciona VER en el miembro correspondiente en donde habilita directamente la sección de ficha individual de esta persona. Al escoger cada una de las pestañas, inmediatamente la información que se muestra en el primer segmento (Datos Personales) corresponde a la información general del miembro que se escogió para ingresar la información que solicita la pestaña. 1. Historial de Inmunizaciones Una vez seleccionado el miembro de la familia al que se le ingresará la información, la primera pestaña corresponde al Historial de Inmunizaciones, en esta se debe registrar la información de las vacunas que se aplicaron en fechas anteriores, es decir, el historial así como las aplicadas en el momento de la visita. Figura 33 Ficha Individual: Historial de Inmunizaciones Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 64 i. Ficha Individual: Esquema de Vacunación. En este apartado, existen varias páginas “Esquema de vacunación” en las que se registran las vacunas, si se trata de un hombre aparecerán solo tres páginas y si es una mujer aparecerán cuatro páginas. La primera corresponde a las vacunas del niño, la segunda muestra las vacunas de adultos, la tercera muestra las vacunas para mujeres embarazadas y la cuarta muestra otras vacunas no incluidas en las listas anteriores. Figura 34 Esquema de validación de Vacunas. ii. Ficha Individual: Datos de Vacunas En el estado del esquema de Vacunación en el momento de la visita se debe escoger si el esquema es Completo o incompleto, esto de acuerdo a cómo se dejó la información posterior de realizar la visita domiciliar, es decir, si después de la visita el esquema de vacunas del miembro quedó incompleto se selecciona atrasado o si se dejó completo se escoge al día. Se debe escoger de la lista que se despliega al seleccionar el botón “Combo” el lugar en donde recibe normalmente las vacunas. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 65 iii. Registro de Vacunas Se debe seleccionar la fecha (en el siguiente orden año, mes, día) utilizando el calendario , automáticamente se registra la edad de la aplicación de la vacuna. Es importante recordar que al registrar una vacuna y escoger en la fecha de aplicación de vacuna una fecha anterior a la fecha de nacimiento del miembro, el sistema indicará en la edad al vacunar EDAD INVALIDA y bloqueará (no permitirá editar) los campos de Dosis de la Vacuna, Actualización y Privada. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 66 También, se debe indicar si se está actualizando la vacuna, es decir si la vacuna se aplicó durante la vista domiciliar se selecciona Sí o No si la vacuna que se está registrando es de aplicación anterior. En la celda que indica PRIVADA, esta variable busca registrar las vacunas que se aplicaron a nivel privado seleccionando la opción SI. Posterior a la fecha, se debe seleccionar de la lista de nombres y dosis de vacunas la cual se requiera anotar y luego se da clic en el botón REGISTRAR, e inmediatamente se registra la fecha en la celda correspondiente de la página de vacunas. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 67 El sistema validará si la fecha de registro de la vacuna es posterior a la fecha actual, para lo cual se mostrará el siguiente mensaje y no permitirá el registro de la vacuna hasta que se corrija la fecha. Al REGISTRAR la vacuna aparecerá una leyenda de confirmación, si es correcto se selecciona aceptar. Luego de registrar la vacuna aparece el siguiente mensaje de confirmación. Después de registrar cada vacuna se puede GUADAR o bien si se concluyó de ingresar la información se da clic en el botón SIGUIENTE para continuar con la información de la siguiente pestaña Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 68 según corresponda, en caso de ser hombre Condición Actual del Individuo y si es mujer Atención a la Mujer. iv. Eliminar o Modificar la Información de Vacunas. Si se ingresó incorrectamente la información de la vacuna, se puede eliminar o modificar, primero se necesita guardar la información dando clic en el icono de guardar, cambiándose este a la palabra Editar . En esta parte se da clic sobre la fecha de la vacuna que se necesita modificar o bien eliminar, posterior se carga la información de la vacuna en las celdas de registro de vacuna y se muestran dos botones con los nombres de modificar y otro de eliminar. SOLO se puede modificar la fecha, la actualización y privada. Si el error fue en la fecha de la aplicación de la vacuna, se puede seleccionar una nueva fecha y se da clic al botón de modificar , modificándose la fecha de la aplicación de la vacuna. Si el error se trata de la dosis y el nombre de vacuna, dicha información no se puede modificar, por lo que se debe dar clic en el botón de eliminar . Posteriormente se debe de registrar la información correcta. Posterior de modificar o eliminar la información de la vacuna, aparece el mensaje La vacuna se actualizó exitosamente. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 69 Cuando se ingresa la información de vacunas del esquema básico a un miembro adulto, aparece un mensaje DE ADVERTENCIA que indica que la vacuna no se aplica a mayores de 9 años, si la información es correcta se debe dar clic en ACEPTAR. Cuando se finaliza el registro de las vacunas o se finaliza la modificación o eliminación, se puede dar SIGUIENTE O GUARDAR . 2. Atención de la Mujer Para consultar los datos de “Atención de la Mujer” se debe hacer clic en el botón “Siguiente” , o se puede hacer clic en la pestaña “Atención de la Mujer”. La pestaña de “Atención de la Mujer” solamente se muestra si el miembro de familia seleccionado es mujer. En esta pestaña se registra la información de los antecedentes obstétricos, se debe ingresar el número, aquí se permite digitar el cero. Nota: Se debe verificar la coincidencia de los partos, nacimientos y embarazos antes de guardar la información. Figura 35 Ficha Individual: Atención de la Mujer: Antecedentes obstétricos Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 70 En el siguiente segmento se debe registrar la información de anticoncepción, en donde se selecciona el método y la fecha de inicio. En esta parte se permite ingresar por separado el día, mes y año, esto por motivo de que la persona de no recordar con exactitud la fecha precisa en que inicio con el método de anticoncepción, se pueda ingresar como mínimo el año. Por último, se selecciona la forma de prescripción. Luego de ingresar la información se da clic en el botón REGISTRAR . Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 71 Aquí se muestra un botón, este permite el acceso al historial de la mujer en cuanto a sus métodos de anticoncepción. Para regresar se da clic en el botón de . En el siguiente segmento se registra la información de citología y mamografía, de igual manera que en el bloque anterior se puede seleccionar la fecha por separado y como mínimo ingresar el año. Luego de digitar la información se debe dar clic en REGISTRAR . Figura 36 Ficha Individual: Atención a la Mujer: Anticoncepción. Figura 37 Ficha Individual: Atención a la Mujer: Datos exámenes Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 72 Aquí se muestra un botón , este permite el acceso al historial de exámenes de la mujer. Para regresar se da clic en el botón de . Figura 38 Ficha Individual: Atención Individual: Historial de Citologías. En el segmento de datos embarazo actual, se ingresa la información de la mujer embarazada al momento de la vista, en caso de que ya haya finalizado el embarazo registrado, se debe de finalizar. Para lo cual se selecciona el botón del combo y se escoge sí o no, en caso de seleccionar “si”, se habilita la sección de la fecha de última regla, se debe digitar en el orden que aparece (Día, Mes y Año) posterior de manera automática se calcula la fecha probable de parto. En el caso de que fuera un embarazo de reciente finalización en el momento de la visita, se ingresa la información en la celda de fecha de finalización y de igual forma se calcula automáticamente los días de post parto o de aborto si se tratase de este. Ficha Individual: Atención Individual: Embarazo actual Permite al ATAP registrar un embarazo actual, que consiste en que al momento de la visita la usuaria se encuentra embarazada. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 73 Figura 39 Datos del embarazo actual. Cuando se selecciona la ficha individual de una mujer, se carga la situación actual de la misma. En caso de que se haya registrado un embarazo, al dar “Editar” se habilita el botón de “Eliminar”, este botón permitirá eliminar el registro de embarazo en el caso en que el ATAP se haya equivocado a la hora de indicar que estaba embarazada. Botón que no tendrá ninguna funcionalidad hasta que el Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 74 usuario seleccione en “Embarazo Actual: NO”, al seleccionar esta opción aparece un mensaje de alerta indicando el siguiente paso a seguir. Al seleccionar la opción “Eliminar” aparece el mensaje de confirmación de su cambio de situación actual, al dar “SI”, los registros de la persona seleccionada son afectados para que ya no tenga un embarazo actual. En caso de no dar clic sobre el botón “Eliminar” y cambiar el tab con el botón “Siguiente” o dar sobre la opción “Guardar” se mostrará un mensaje indicando que es necesario eliminar primero el embarazo antes de pasar al siguiente tab. Hasta que se guarde, se eliminará los datos del embarazo que se indicó eliminar. Por lo que ya no queda registro del embarazo actual en el histórico. De existir factores de riesgo se deben de seleccionar de la lista que se despliega al dar clic en el botón de combo y luego presionar el botón agregar y se enlistará en el cuadro siguiente. Figura 40 Advertencia para eliminar el Embarazo actual. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 75 Ficha Individual: Atención Individual: Factores de riesgo en embarazo actual Es necesario el registrar la información de la cantidad de controles prenatales, así como el lugar de control, profilaxis de hierro y ácido fólico. También el tipo de terminación del embarazo y por último el resultado de cada producto, en este último se requiere seleccionar el tipo de producto de la lista al dando clic en el botón de combo, luego presionar el botón de agregar para que se muestre en la lista siguiente. En el último apartado de esta pestaña existe la sección de “Datos Embarazos Anteriores”, aquí se permite registrar o consultar la información anterior al presionar los botones que se muestran. Para registrar información se presiona REGISTRAR y aparece la siguiente pantalla en la cual se ingresa la información requerida y se presionan los botones correspondientes CALCULAR Y AGREGAR. Para regresar se da clic en el botón de . Figura 41 Ficha Individual: Atención Individual: Cantidad de controles en embarazo actual. Figura 42 Ficha Individual: Atención a la mujer: Embarazos anteriores. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 76 Si se presiona consultar aparece la siguiente pantalla, en la cual se despliega la información de la persona. Para regresar se da clic en el botón de . Figura 43 Ficha Individual: Atención a la mujer: Historial embarazos anteriores. Si se ingresa la información de una mujer menor de 10 años o mayor de 50 años aparece la siguiente advertencia. Cuando se ingresó toda la información de la pestaña se da clic en siguiente , si se desea continuar con el llenado de la información, o bien se puede dar guardar y aparecerá el siguiente mensaje de confirmación. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 77 3. Condición actual del individuo. La siguiente pestaña se refiere a la condición actual del individuo, referente a: hábitos de salud, indicios de violencia intrafamiliar, si posee una discapacidad, enfermedades crónicas, entre otras. Puede Accesar de dos formas desde la pestaña anterior ATENCION A LA MUJER (si realizó algún registro de información) con el botón SIGUIENTE o activando directamente la pestaña “Condición actual del individuo”. Ficha Individual: Condición actual del individuo. a. Al iniciar el registro de la información la fecha que aparece cargada será la seleccionada como fecha de la visita al inicio de la sesión. En el caso de registrar nueva información recolectada en otra fecha puede seleccionarse en el icono calendario y modificarla . Todo cambio quedará registrado en el Histórico. b. Se debe registrar la información derivada de las siguientes preguntas: ¿Presenta delincuencia? y ¿Presenta antecedentes de Suicidio? Para lo cual siempre se cargará un No para aquellos casos que no se ha guardado este dato Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 78 En el caso de que el miembro de Familia si posea algún datos de esos el ATAP debe seleccionar SI en el combo de acuerdo a lo que presenta si es delincuencia o antecedentes de suicidio, la próxima que se cargue la ficha el sistema cargará por default ese combo de acuerdo a lo guardado la última vez por el ATAP. c. En el apartado HABITOS aparece una lista que se muestra al desplegar el combo, de ahí se podrá seleccionar aquellos que correspondan y debe dar clic en el botón AGREGAR cada vez que se elige un hábito, para que estos queden seleccionados. Al final aparecerá una lista de todos los hábitos detectados. Si se comprueba que uno de los hábitos ya no corresponde al usuario puede ser eliminado seleccionando la fecha en que se detectó y dando clic en el botón EXCLUIR que aparece en el listado. Figura 44 Ficha Individual: Condición actual del individuo: Condición Actual. d. Indicios de violencia: aparece una lista que se despliega al abrir el combo, se selecciona el que corresponde y luego se da clic en el botón AGREGAR. Si se requiere registrar varios tipos de violencia se debe dar clic al botón AGREGAR cada vez que se seleccione. Si se comprueba que uno de los indicios de violencia ya no corresponde al usuario puede ser eliminado seleccionando la fecha en que se detectó y dando clic en el botón EXCLUIR que aparece en el listado. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 79 Figura 45 Ficha Individual: Condición actual del individuo: Indicios de violencia. e. Presenta discapacidad: se debe seleccionar la opción que corresponde: SI en caso de presentar una discapacidad, NO si no se presenta ninguna. f. Tipo de discapacidad: se selecciona el tipo de discapacidad que presente el miembro del núcleo familiar pueden seleccionarse varias discapacidades de ser necesario. Si no presenta ninguna discapacidad el programa tiene precargada la opción “NO SELECCIONADO” en esta variable. g. Sintomático respiratorio: es aquella persona que cumple con la definición de dicho término, si en el momento de la visita se detecta que el miembro del núcleo familiar tiene esta condición se debe seleccionar la opción SI, de lo contrario el programa trae precargada la opción NO. h. Condición de salud: en esta variable se debe incluir la información de la condición del miembro del núcleo familiar: enfermedad aguda, crónica o sin patología. i. Enfermedades: en este apartado se deben incluir las enfermedades que el miembro presente de acuerdo al CIE10. Esta variable se activa sólo en los casos en que en la variable anterior se eligió enfermedad aguda o crónica, de lo contrario estará inactiva. Es importante que se le proporcione al funcionario un listado de las enfermedades más comunes para facilitar la inclusión de la información. Cada vez que se seleccione una enfermedad de dar clic en el botón AGREGAR. Si se comprueba que una de las enfermedades ya no corresponde al miembro del núcleo familiar puede ser eliminado dando clic en el botón EXCLUIR que aparece en el listado al lado de esa patología. Figura 46 Ficha Individual: Condición actual del individuo: Enfermedades Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 80 j. Establecimiento de control de salud: se debe seleccionar de una lista que se despliega en el combo, lugar dónde el miembro del núcleo familiar lleva el control médico. Esta información se captura a todos los miembros del núcleo familiar con o sin patología. Una vez finalizada la recolección de la información se da clic en el botón SIGUIENTE y quedarán respaldados todos datos y pasará a la siguiente pestaña. 4. Atenciones En este apartado se registran todas las acciones que se realizan a cada miembro de la familia. Se da clic en el botón EDITAR inmediatamente cambiará por GUARDAR y podrá iniciar el registro de la información. a. Fecha de atenciones: aquí aparece precargada la fecha de la visita, si debe cambiar esta fecha, selecciones el icono calendario y seleccione la nueva fecha que debe registrar la atención. Debe recordar que en el histórico quedará registrada cada fecha seleccionada y las acciones asociadas a cada fecha. b. Signos vitales: debe registrar los rangos obtenidos en el tamizaje de presión arterial y dar clic en el botón REGISTRAR. Figura 47 Ficha Individual: Atenciones: Signos vitales. Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 81 c. Medidas antropométricas: debe ingresar la información solicitada, Peso, Talla y el programa calculará automáticamente el Índice de Masa Corporal (IMC) de cada miembro. A partir de esta información el sistema proporcionará automáticamente el Estado Nutricional. Estas acciones deben realizarse de acuerdo a las Normas de Atención. Luego de registrar todas las acciones se dará clic en el botón REGISTRAR y quedará respaldada la información. d. Tamizajes: debe ingresar el valor correspondiente a la glicemia por micro método (en caso que se realice). Figura 49 Ficha Individual: Atenciones: Tamizajes: Glicemia por micro método. Test de agudeza visual y auditiva seleccione del combo que se despliega la opción correcta. Las opciones son las mismas en ambos tamizajes. e. Si el miembro de la familia que se le brinda atención es un adulto mayor se activará una variable llamada SOSPECHA DE RIESGO DEL ADULTO MAYOR, debe seleccionar del listado el tipo de riesgo que se tema puede estar afectando en el momento de la visita, si no se observa ningún riesgo no seleccione ninguna opción. Quedará elegida cualquier información al dar clic en el botón REGISTRAR y se visualizará Figura 50 Ficha Individual: Atenciones: Tamizajes: Test de agudezas. Figura 48 Ficha Individual: Atenciones: Medidas antropométricas Sistema Integrado de Ficha Familiar (SIFF) Manual de Usuario SIFF Versión 1.0.53 Fecha: mayo 2018 © C.C.S.S. 2018 82 un punto verde dentro de los círculos ubicados en la columna SELECCIONAR. f. Si el miembro de la familia que se le brinda atención es un adolescente se activará una variable llamada SOSPECHA